¿Cómo gestiono mi tiempo? (Parte I)

Organización de tiempo a grande rasgos

Este post tuvo un proceso de maduración prolongado. Surgió cómo idea cuando una amiga y colega, Lily me preguntó cómo hacía para gestionar el tiempo y conseguir llevar adelante mi vida, los múltiples proyectos y los nuevos emprendimientos, cómo escribir un libro, tejer regularmente, publicar en las redes, etcétera.

Fue difícil contestar a su pregunta, porque no he dejado títere con cabeza en esta búsqueda incansable de herramientas y métodos para maximizar mis horas, y cumplir de manera satisfactoria una rutina bastante exigente. Leí de todo, y probé aún más. 

Anoté la idea que me dio Lily como posible post futuro. Hasta que la semana pasada surgieron las ganas de sacarla de la galera para ver que opinaba la comunidad del Diario de este tema. Confieso que también andaba corta de inspiración. Algo tenía que publicar en la fan page y se acercaba la fecha de escribir un nuevo post. Así que nada más empezar, ya podemos ir tomando nota mental del primer tip:  

Escribe todas tus ideas, porque nunca sabes cuando las vas a necesitar o te pueden servir.

El tema fue bien recibido. Los lectores quisieron que profundice en la cuestión. Heme aquí, manos a la obra. La misma comunidad fue sugiriendo puntos que enriquecieron enormemente la idea inicial que había esbozado en mi cabeza. Así que espero que resulte mucho mejor de lo que primeramente imaginé que sería esta entrada.

Por otra parte, ninguna de las cosas que sugeriré aquí, son infalibles. O las únicas que existen. Nada más lejos de la realidad. Son los tips que me funcionan a mí, hoy, ahora, en este momento. Quizás mañana tropieze con una nueva manera de hacer las cosas y todo lo que escriba aquí quedará automáticamente obsoleto. De lo cual podemos extraer una nueva sugerencia:

Gestionar nuestro tiempo de manera eficiente es un proceso que nunca termina y que constantemente se renueva.

Básicamente, tenemos que estar dispuestos a virar el timón de izquierda a derecha cuando sea necesario, aprender que la dirección del viento cambia constantemente. Ninguna vida que (valga la redundancia) esté viva, es estática. La vida es dinamismo y cambio constante. Es, básicamente, tiempo. Y si lo comprenden así, sabrán que una correcta gestión de éste, incide de manera favorable, precisamente, en nuestra calidad de vida.

Hay que entenderlo como un experimento que sabemos cuando comienza, pero que nunca termina. ¿Tienen ganas de experimentar hoy? Pues bien, vamos a los puntos que creo que son fundamentales y la esencia de una gestión de tiempo eficiente:

1- Anotar

Algunos lo llaman descarga cerebral. Otros lo hacen de manera natural. Personalmente, lo hice toda mi vida, y ahora me sirve aún más.

Quiénes me siguen de hace tiempo saben que llevo tres blogs, tres fan pages, dos cuentas de Instagram. También tengo Twitter, LinkedIn, Pinterest y hasta hace poco, antes de que lo borren de la faz de la web, Google Plus. Me incorporé a Wattpad hace poco más de un mes.

Soy esposa, madre, y ama de casa: no puedo prescindir de Whatsapp. Y como si fuera poco, elegí el trabajo más laborioso del mundo: confeccionar artesanías, una actividad que tiene como característica principal procesos creativos que insumen muchísimas horas. Eterna estudiante, fánatica de los cursos de temas específicos que me interesan, jamás puedo decir que no a un buen libro. Para completar, decidí que me gustaría lanzarme como escritora.

En resumen, mis pasiones son de índole artesanal o artística, y resulta que tienen en común el largo tiempo que lleva aprenderlas, perfeccionarlas o practicarlas.

Si no anotara todo lo que pasa por mi cabeza, no sobreviviría un sólo día. La estuctura completa se me vendría a pique.

Anotar cosas tiene muchas ventajas: poder consultarlo más adelante, reforzar algo que ya se tiene en mente, incluso la semilla de un profundo cambio de vida puede comenzar en una simple oración. (Si no me creen prueben escribiendo lo siguiente: A partir de ahora, decido que mi vida sea extraordinaria y maravillosa. Y después me cuentan.)

Escribir es una órden directa para el cerebro. También vale la recomendación para los sueños y deseos. Una vez que se esbozó en el papel, aunque en el momento no sepamos muy bien cómo vamos a hacer para llevarla a cabo, la mente ya registró el mandato. Luego, por sí misma se encarga de buscarle soluciones y alternativas sin que tengamos que volver a intervenir de manera consciente.

A veces se ríen de mí cuando narro la historia de cómo conocí a mi marido. Lo reconocí al instante, por supuesto. Seis meses antes, había redactado un manuscrito de tres hojas con todas las características de mi compañero ideal y perfecto. Él las reunía todas. Si leyeron bien, TODAS. Olvidé incluír que tuviera un poco más de cabello y menos panza, por eso ya lo conocí pelado y con unos cuánto kilitos de más.

Hace cinco años estamos juntos. Nos llevamos muy bien. Sé que en parte eso se debe a que me tomé la molestia de clarificar con sumo detalle que esperaba de una pareja y qué quería vivir en una relación.

Eso sólo por dar un pequeño ejemplo. En general, no sólo la gestión de mi tiempo, sino la concreción de mis sueños y deseos comienzan con una oración escrita en un papel. Mis proyectos más ambiciosos van tomando forma cuando los escribo.

Anotar me sirve además para modificar características negativas de mi persona, escribiendo cómo quiero ser, en vez de pensar en como soy ahora mismo y no me gusta. Estoy aprendiendo que en vez de quejarme por despertar tarde en la mañana, es preferible escribir una afirmación como esta:

Me despierto temprano en la mañana feliz y rebosante de energía. 

O esta:

Cumplo todas mis tareas con amor.

O bien:

Dispongo de todo el tiempo que necesito.

Por supuesto, no soy perfecta, y no estoy todo el día escribiendo afirmaciones. Pero cuando noto que empiezo a flaquear, sé que dispongo de una herramienta que siempre, siempre, siempre me funciona. ¡Es magia! En cuanto redacto el resultado que quiero, mi cerebro responde enseguida. A veces hasta me sorprendo de haber terminado todo lo programado y que me sobre tiempo.

Anotarlo todo también es útil cuando estamos de capa caída o bajos de energía. Sentimientos como el desagrado, la ira, o la tristeza, no sólo afectan nuestro estado de ánimo, sino también la salud y el sistema inmunológico del cuerpo. Es fácil pescarse un resfríado o sufrir pequeños accidentes caseros cuando nos sentimos mal. En esos casos también escribo como me siento, para liberarme. Al terminar parece que me hubiese sacado una pesada mochila de la espalda.

Acabo de contarles mi mayor secreto. Ahora ya saben porque jamás podré dejar de escribir en este blog. Es lo más liberador y apasionante del mundo. Además poder compartir experiencias con ustedes le da un significado profundo a mi existencia.

Recapitulando. No importa cuán deorganizada esté la información, o el lío que tengan en su mente en un momento dado. Si pueden anotarlo, ya están dando un paso gigantezco que, no sólo les ayuda en la gestión del tiempo, sino en cualquier área de la vida.

2-Programar

-Escibir nuevo post del Diario.
-Publicar en fan page Aramela.
-Tejer muñeco nuevo.
-Lavar ropa.

Fantástico. Lo anoté. Pero ¿Cuándo lo voy a hacer?

Generalmente escribo cosas sueltas en el dorso de los tickets de supermercado para darle una segunda oportunidad al papel que, de todas formas, va a ir a parar a la basura.

Luego organizo esos ítems por categorías: Casa, Aramela Artesanías, Diario de una Artesana, Amigurumislandia, Links para revisar, información útil, ideas, sueños, lista de deseos, proyectos a futuro, para implementar, tareas de mantenimiento, tareas de crecimiento, reuniones/llamadas, etcétera.

Por último, (y esto fue lo que más me costó aprender): le pongo fecha. Soy una hippie declarada, mi mayor enemigo al fluir de la vida era la agenda. Sin embargo, la experiencia me demostró que sin fechas ni deadlines (tiempo límite) no hay logros.

Quiero hacerlo, lo voy a hacer, sí. Pero ¿cuándo? ¿Mañana? ¿La semana que viene? ¿El próximo año?

La herramienta que utilizo para esto es el Bullet Journal. Lo mencioné en un par de oportunidades aquí en el blog. Lo vengo utilizando hace casi dos años y nunca me defraudó.

Es genial, porque a diferencia de las agendas tradicionales, se pueden personalizar a gusto de cada uno. De esa forma no dejamos espacios en blanco. Se utiliza todo el papel del cuaderno. Les invito a googlearlo, ver de qué se trata y y crearse uno para adaptarlo a sus necesidades específicas. Es ultra analógico. Por eso me encanta. ¿Qué esperaban? No soy chica millenial. Nací en el siglo pasado cuando la música se reproducía en casette y casi todo se plasmaba en papel para desventura de los arbolitos.

En mi Bullet tengo colecciones únicas como "Contraseñas web" o "Libros que quiero leer", y "Películas recomendadas". Plantillas mensuales que relleno todos los días como "Gracias", o la grilla de publicaciones con casilleros de verificación. Cada red social tiene su casilla del día. Cuando publico, marco con una X.

De esa forma, nada más abrir mi Bullet sé si estoy publicando poco, mucho o dónde falta actualizar. En un solo vistazo tengo información gráfica del estado de mis redes.

Hace poco, pensando en cómo medir el progreso de proyectos que llevan un proceso de muchos pasos, se me ocurrió hacer casilleros también para ellos.

Por ejemplo: hace un tiempo vengo actualizando los títulos viejos de este blog. Eran cuarenta y seis entradas. Rápidamente advertí que era incapaz de completar la tarea en una tarde. Comencé con cuatro, después me olvidé. Retomé con otros seis, pasaron dos semanas y no me dieron ganas de seguir haciéndolo. Cómo lo tenía anotado no podía desentenderme de la cuestión, entonces continué con otros ocho.

Vi que el método no estaba funcionando, así que dibujé cuarenta y seis casillas de verificación y taché las ya hechas. De esa forma pude evaluar el progreso de la tarea de manera gráfica. También se renovaron las ganas de terminar la faena.

Otra cosa que funciona muy bien para las tareas que parecen enormes o difíciles de realizar, es dividirla en pasos más pequeños y fáciles de concretar.

Volviendo al ejemplo de los títulos nuevos del blog, hacer cuatro nuevos requiere:

a) Buscar y descargar cuatro imágenes de un banco gratuito.
b) Editar en un diseñador, colocarle un banner, escribir el texto.
c) Subir los cuatro títulos editados a un compresor de imágenes en línea. Descargar las imágenes comprimidas.
d) Cambiar el nombre de las imágenes.
e) Subirlas al editor de Blogger.
f) Acomodar cada título nuevo al post correspondiente.
g) Acomodar los títulos nuevos al pie del post en el apartado "Entradas Anteriores".
h) Acomodar los títulos nuevos en la pestaña "Todos los posts".

Aunque no crean, hago estas ocho tareas en veinte minutos, sin embargo, si por alguna razón tengo que interrumpir el proceso, porque me llamaron por telefóno, mi hijo no llegó a tiempo al baño o surgió otro imprevisto, al tener todo separado en tareas independientes, con una barra de progreso con casillas de verificación, sé exactamente dónde lo dejé y cuánto falta para terminar.

Lo pendiente queda programado para el día o días siguientes. Y sólo tengo que abrir mi Bullet para continuar. Implementé esto mismo para muñecos que tengo que tejer y tareas del hogar.

Respecto a las reuniones y eventos, la única manera de recordarlos es agendándolos. Y para esto me sirvo de las alarmas del celular o los recordatorios de Evernote.

Hace un tiempo usaba Asana, que es una app muy buena para organizarse. Pero como se me ponen los ojos en compota de tanto celular y computadora, decidí prescindir de la tecnología para retornar a lo tradicional (para desgracia de los arbolitos). Papel y lápiz. Biromes de colores para resaltar. Dibujitos para hacer llamadas de atención y cosas así. A mi niña artista le encantan esas cosas de dibujitos, monigotes y mandalas para colorear. El Bullet también es su pequeño espacio de bellas artes. Y todo en un solo cuaderno.

Asimismo, programo tareas específicas por cada día de la semana. Así sé que a la fan page de Aramela Artesanías le toca los lunes, compartir Amigurumislandia en los grupos de Facebook los martes, transmisión los miércoles, etcétera.

Por último, hay una cuestión que desconozco el nombre pero leí por ahí: sostengo que es cierta.

Programar tareas genera un estímulo en el cerebro que no obtiene satisfacción hasta que se completa. Es como una droga mental. Cuando le ponemos fecha a las cosas, la mente estará ahí, dale que te dale, martillando hasta que completemos lo agendado. Esto como dato curioso, nada más. No les estoy invitando a drogarse con pendientes.

No obstante, las fechas, programar tareas, y planificar, también son órdenes para nuestro cerebro que obedientemente intentará cumplir por todos los medios a su alcance.

 3- Priorizar

Este post se está extendiendo un poco (lo sé por el ardor que siento en los ojos), pero es que el tema da para tanto, que ahora que comencé, tengo que acabar. Lo tengo anotado en mi Bullet, así que hasta que no lo termine, mi mente no me va a dejar en paz. Además ya hace un mes que no me drogo tanto escribiendo.

Vamos al último punto antes de terminar con esta primera parte. Sí, va a ver una segunda, con tips concretos.

Priorizar es algo que ahora mismo estoy aprendiendo, no me sale de taquito como anotar y programar. Soy muy dispersa. Me entusiasmo con demasiadas cosas al mismo tiempo.

No saber priorizar acentúa mi locura natural, porque mi cuerpo y mi enfoque sólo pueden estar en un sólo lugar a la vez, y cuando estoy pensando en veinte cosas, resulta que no hago bien ni una.

Así que creo que este punto es de suma importancia. Está muy relacionado con nuestras prioridades de vida. Sugiero empezar por ahí: establecer qué cosas son importantes para uno y cuáles no.

Ya sé, ya sé, me van a decir ay qué flojera y demás. De hecho, también me costó horrores concretar esto. Vivir una vida diseñada por nosotros mismos -no librada al azar por el entorno-, naturalmente tiene un costo. Bien mirado, ese precio es irrisorio comparado con la felicidad que experimentamos cuando cumplimos nuestras metas y vamos en pos de nuestros sueños. Ampliaré este punto en el próximo post.

Por ejemplo, si mi mayor sueño en este momento es ver publicado el libro del Diario, es lógico que priorice ahora mismo su corrección, que es dónde actualmente me encuentro.

Si alguien me convoca a que vaya vender panchos a la plaza prometiéndome ganar un millón de dolares en una semana, por mucho que me atraiga la idea de generar dinero para comprar cosas que me gustaría tener, está muy lejos de llevarme adónde quiero ir: ser una escritora profesional. Si no supiera adonde estoy yendo, no advertiría la contradicción entre uno y otro.

Para priorizar tareas, primero hay que tener muy claras nuestras metas de vida. Si no, toda la estructura anterior se desmorona y no hay Bullet Journal que nos salve. Creo que muchos de los problemas del mundo se resolverían si las personas supieran de verdad qué quieren, y fueran conscientes que una vida hecha a la medida sólo se la puede diseñar uno mismo.

Pese a que tengo un plan de vida a cinco y diez años, muchas veces caigo en la tentación de quedarme bobeando en Facebook con memes y videos de gatitos. Navegar en las redes no tiene nada de malo, pero hacerlo durante tres o cuatro horas, no me conduce allí donde digo que quiero ir.

Naturalmente, priorizar implica renuncias. No mirar la tele. Abstenerse de comentar en las redes sociales. Entrar, publicar y salir rápido, perderse de todo lo que está pasando. Pero el tiempo es limitado, y si no sabemos adonde vamos, correremos detrás de la primer mariposa que pase sobrevolando por enfrente nuestro. Lo digo por experiencia.

A larga, no saber que queremos nos conduce a sentirnos frustrados y preguntarnos: ¿Adonde va mi tiempo? ¿Porqué el día no me alcanza? ¿Porqué no estoy haciendo las cosas que me hacen feliz?

Al principio me sentía un poco mal, generalmente mis ganas de ayudar me hacen caer en el vicio de la disponibilidad full time. Ahora lo vengo manejando un poco mejor. No tocar el teléfono por lapsos estipulados de tiempo, por ejemplo. O que suenen las doce campanadas de Cenicienta, apagar la computadora y postergar lo que sea que esté haciendo para descansar. No contestar ese mensaje que entra a las tres de la madrugrada. Ponerme límites y enseñar a los demás cuáles son éstos.

Puede parecer de bruja mala que un día responda un mensaje a las cinco de la mañana y al día siguiente no conteste hasta las tres de la tarde, pero si no me preservo, no habrá cuerpo que aguante, ni salud para seguir trabajando por mis sueños o proyectos.

Si tenemos claro que lo más importante somos nosotros mismos, y que nuestra salud mental y emocional son la prioridad de todas las prioridades, no tendremos ningún inconveniente a la hora de darle un enfoque a nuestras tareas. También seremos más productivos. Llenaremos nuestro tiempo con más de las cosas que nos hacen bien, y eso nos llevará a hacer más y mejor.

Ahora mismo, por ejemplo, me desconecté de todo lo que no sea este texto. Escribir me hace bien, me llena de energía, es una tarea que disfruto, y además está alineada con mi plan de vida. Quizás mi telefono esté lleno de mensajes y notificaciones, pero puede esperar. En este momento, estoy haciendo es lo más importante del mundo para mí.

Las prioridades se combinan con el enfoque y este va mutando de un momento a otro. También ampliaré este punto en el próximo post.

Bien, hasta aquí hemos llegado con esta primera parte, que me pareció importante desarrollar comparándola con mi propia experiencia, narrando como la vivo.

Repasando entonces, ya sabemos a grande rasgos que una eficiente gestión de tiempo incluye tres factores:

1- Anotar
2- Programar
3- Priorizar

Aparte de los tips y herramientas que utilizo, siempre hay más consejos y sugerencias que pueden ser útiles de implementar. Mientras escribía este post, he tropezado con un libro maravilloso y comenzado una rutina bastante exigente que me está dando buenos resultados. También la mencionaré en la entrada siguiente (quién sabe, quizás hasta desarrolle una tercera parte).

Por lo pronto me detengo aquí. Les invito a estar atentos al próximo post. ¡Nos vemos en breve!

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