miércoles, 20 de marzo de 2019

¿Cómo gestiono mi tiempo? (Parte II)



Tips


En la primera parte de esta saga acerca de la organización de tiempo, vimos a grandes rasgos lo que considero son los tres pilares para una gestión eficaz del mismo.

1-Anotar
2-Programar
3-Priorizar

Si no leíste el post anterior, lo encontrás acá: ¿Cómo gestiono mi tiempo? (Parte I)

En este post les voy a dejar tips concretos que pueden implementar ahora mismo, varios juntos o de a uno por vez. No obstante, si de verdad pretenden tomarse en serio esto de ser más productivos, el cambio debería ser integral. Sí, entendieron bien, quise decir cambio drástico. ¿Qué esperaban? ¿Qué fuera sencillo?

Pues, lamento tener que decepcionarles, pero nada que valga la pena cae llovido del cielo. Tenemos que hacer que suceda. De nuestro compromiso y voluntad dependen nuestros logros.

Actualmente aún está en fase de idea y desarrollo un futuro Reto de 21 días, impulsado por misma la comunidad de la fan page del Diario de una Artesana. Me expresaron que les sería de suma utilidad poder organizar con eficacia su tiempo, y si es con compañía, mejor.

Nada más terminar con esta saga, me pondré manos a la obra con ello. Organizaré la información para diseñar el reto de tal manera que encaje con el perfil predominante de mis lectoras: madres/esposas/artesanas/emprendedoras.

Si te interesa formar parte Reto de 21 días: Organización de tiempo para Artesanos/as Emprendedores/as, puedes unirte AQUÍ.

Otra aclaración que me parece pertinente. Este post es un mix de información de mentores como Beatríz Blasco, coach de productividad personal; Hal Elrod, el autor del libro Mañanas Milagrosas, material gratuito de Lu, Mati y Santi de Superhábitos, comentarios de los lectores y mi experiencia personal. Bien variadito.

Y ahora sí. No más preámbulos. ¡Al lío!


El conocimiento es poder

Ninguna persona que haya logrado algo en la vida, sea esto montar un negocio, volverse experta en una disciplina, o enamorar a su futura pareja, lo hizo por ignorar las cuestiones inherentes a aquello que quería alcanzar. Con seguridad conocía todos los aspectos y detalles que implicaban la concreción de su meta.

En el caso específico de la gestión de tiempo, a quién debes conocer con suma profundidad es a tí mismo. El objetivo es administrar tu propia vida de manera eficaz. Si no lo sabés TODO de tí, quién eres, cuáles son tus virtudes, cuáles tus defectos, que quieres y adonde te diriges, la información valiosa con la qué puedas tropezar caerá en saco rato: creerás que no funciona.

Paradójicamente, deberás emplear tiempo para filosofar acerca de ti, hacerte preguntas -algunas incómodas- escribir mucho y reflexionar. Sin embargo, todo lo que puedas sacar en limpio, es un superpoder que a la larga te ahorrará tiempo. El conocimiento que puedas extraer acerca de tu verdadera naturaleza, te ayudará a enfocarte en lo que de verdad te importa, y evitar distracciones provenientes del entorno.

Diseña tu plan de vida

Un poco a colación del tip anterior viene este. Diseñar un plan de vida te obliga a hacerte preguntas. Generalmente las herramientas que los coachs nos ofrecen para trazar un plan comienzan con las mismas preguntas:  

¿Cómo imaginas tu vida en cinco años? 
¿Cómo te ves a tí mismo en diez? 
¿Qué cosas te gustaría hacer en este momento y no estás realizando? 
¿Cuáles son tus pasiones? 
¿Qué dones y talentos posees?

De tus respuestas obtendrás información valiosísima acerca de dónde estás en este momento y adonde deseas dirigirte. De quién eres ahora y en quién deseas convertirte mañana. De ellas también extraerás los lineamientos base para trazar tus metas.

Generalmente los planes de vida se bifurcan en categorías como Familia y Amigos, Salud, Trabajo/Negocios, Crecimiento Personal, Espiritualidad, etcétera. Es decir, trabajarás con cada área de tu vida por separado. Y luego las unirás formando un sistema completo. 

Las cosas más importantes que te aportan los planes de vida son: claridad, coherencia, visión a largo plazo, consciencia de que eres el creador de tu propia vida y un conocimiento profundo acerca de tí mismo.

Extrae objetivos y metas

Partiendo de tu plan de vida podrás definir cuáles son los sueños que quieres cumplir, y cuáles las metas y objetivos que deberás trazar para realizarlos. 

Si has escrito, por ejemplo, que quieres tener un cuerpo saludable y en forma, esa declaración es muy vaga cómo para que te de la pauta de lo que deberás hacer para conseguirlo.

¿Qué es saludable para tí? ¿Pesar 40, 50 o 60 kilogramos? ¿Hacer ejercicio físico intenso como levantar pesas o algo más tranquilo como el yoga? ¿Qué cambios harás en tu alimentación? ¿Cuánto tiempo y cuantás veces al día harás tus ejercicios? ¿Cuántos días a la semana? Y así, infinitamente.

De una afirmación imprecisa como quiero tener un cuerpo saludable y en forma puedes extraer varias metas:

Ser vegana.
Ir al gimnasio cinco días a la semana.
Bajar (en mi caso, subir) 5 kilos los próximos tres meses.

Y de cada meta (tomemos la de ser vegana) sacarás varios objetivos:

Esta semana comeré lechuga en el almuerzo.
Esta semana me abstendré de comer huevo.
Esta semana incorporaré semillas de chía a mi dieta.

Generalmente cuando extraes metas y objetivos, también asumes implícitamente el compromiso de cumplirlos. Supongo que sabrás que responder cuando una amiga te invite a tomar helado esta semana.

Un paso por vez, una cosa a la vez

Quiérase o no, y aunque me ha costado comprenderlo, la gestión de tiempo va tomadita de la mano con el establecimiento de metas y objetivos. Todas las personas que están trabajando por sus sueños, saben exactamente adonde se están dirigiendo y en qué punto se encuentran ahora mismo. 

Tienen un plan, no se marean pensando ¿qué haré ahora? ¿Cuál es el próximo paso que debo dar? ¿Qué es mejor, hacer esto o aquello?

Es increíble el tiempo que se derrocha en indecisiones. Esa es la eficacia de tener un plan dividido en pasos y por categorías. Cuando se termina de completar uno, se continúa con el siguiente. Eso es lo que ahorra tiempo. Si no tuvieramos metas, daríamos manotazos aquí y allá sin saber muy bien qué diablos estamos haciendo.

Dar un paso por vez en una sola dirección es necesario para entender el próximo tip acerca del enfoque.

Enfoque ¿qué es y cómo se usa?

¿Cúales tu foco el día de hoy? Nos dicen los coachs de productividad y las plantillas descargables para organizar el día. Teniendo como base tus objetivos, puedes empezar a programar tareas: de tal a tal hora haré esto, a la siguiente hora haré aquello, después eso otro.

El foco es importante, sí te pasa como me sucedía a mí, que veía una lista larguísima de cosas por hacer, pero no tenía idea de por dónde empezar. Me ponía tan pero tan nerviosa que ya me estresaba antes de empezar a trabajar. Parecía que todo lo anotado allí era urgente. 

Cuando tienes una lista desorganizada o no has establecido tus objetivos, es difícil enfocarse en nada.

Existe algo llamado el cuadrante del tiempo que te permite hacer una clasificación rápida de tareas.

https://lamenteesmaravillosa.com/los-4-cuadrantes-de-stephen-covey-para-gestionar-el-tiempo/

Foco significa que durante determinado lapso de tiempo (que previamente habrás determinado) no harás otra cosa que no sea la tarea que tienes delante. Nada de atender llamadas ni mensajes. Nada de televisión ni redes sociales. Nada de distracciones. Foco. Tu plena atención allí. 

Los que saben de este tema sugieren varias posibilidades: bloques de enfoque de media hora con cinco minutos de descanso, bloques de cuarenta y cinco minutos con pausas de diez, y otros sugieren una hora y media de enfoque con descansos de veinte a veinticinco minutos.

Foco también significa que hoy harás todo lo posible por completar los objetivos del día, sin desviarte a otras tareas ajenas a tu lista.

Desde mi punto de vista el enfoque es importante porque permite hacer más y mejor cualquier tarea. Al eliminar todas las distracciones, consigues terminar en menos tiempo algo que se haría eterno si tienes encendido el teléfono con el timbre de Whatsapp sonando cada cinco minutos.

Dicen también los coachs, que cuando te interrumpen, tardas entre cinco y diez minutos en volver a concentrarte. Efectivamente, se derrocha más tiempo tratando de recuperar la atención que realizando la tarea, y algo que debería llevarte una hora, se prolonga al doble.

Chequeo periódico, mide tus resultados

Si trazas un plan o te fijas un objetivo y no mides los resultados cada cierto tiempo, es cómo la nada misma. No puedes evaluar si estás avanzando o no, tampoco puedes advertir si necesitas introducir variaciones o modificaciones en tu ruta.

Hay muchas maneras de medir tus progresos. En el post anterior les contaba que me está funcionando muy bien hacerlo gráfico, con casilleros de verificación para tareas o conjunto de ellas. También puedes llevar un diario de progresos y logros. 

Actualmente se consiguen infinidad de apps que sirven tanto como diarios virtuales, cómo para registrar tus estados de ánimo durante el día. También son buenas alternativas para medir resultados.

Puedes hacer registros diarios dos veces al día (por la mañana y la noche), diarios una vez al día, o simplemente evaluar semanalmente. No importa la frecuencia ni la forma en que lo hagas. Lo importante es hacerlo.

Mantente flexible pero firme

Una cosa es escribir la organización de tu tiempo en un papel, otra muy diferente suele ser la realidad cotidiana. Aún cuando hayas previsto infinidad de situaciones eventuales que puedan alterar de algún modo la nueva rutina que te has trazado, siempre, siempre, pero siempre, la vida introduce su propia agenda en nuestro calendario. 

Defiendo la postura de diseñar un plan de vida para que uno tenga la posibilidad de definirse a sí mismo respecto a todas las áreas que le conciernen. No obstante, en la experiencia diaria vivimos innumerables circunstancias frente a las cuales tenemos muy poco o nulo control.

En esos casos, (me ha sucedido en varias ocasiones), uno suele decir: al diablo con todo, es imposible gestionar mi tiempo. Intento enfocarme, llega alguien, suena el teléfono u ocurre algo que me obliga a detener el trabajo.

Si abandonas a la primer oportunidad, naturalmente, gestionar tu tiempo será algo imposible. Pero si mantienes tu determinación con flexibilidad para hacer ajustes, con la práctica lo conseguirás.

Si te tocan el timbre cuando estás trabajando, puedes probar desconectarlo o ignorarlo durante tus sesiones enfocadas, apagar el teléfono, etcétera. El truco es ir experimentando y probando que funciona para tí y que no.

Hábitos 

En algún punto de este tema de la gestión de tiempo se sobreentiende que la columna vertebral de todo se trata de chan, chan, (música de suspenso y redoble de tambores) los hábitos.

Los hábitos definen nuestra calidad de vida, sin asomo de duda. Cuando pretendemos virar el rumbo (por ejemplo, ser más productivos o mantener nuestro cuerpo saludable) necesariamente nos vemos obligados a cambiar éstos.

Por ejemplo, tenía el hábito de dormir de día y tejer de noche. Me resultaba cómodo, porque en ese horario mi hijo estaba en modo off. Era perfecto porque podía contar puntos tranquila.

Cuando me dí cuenta que habían cosas que no podía hacer de noche, cómo salir a hacer trámites o comprar hilo, reconsideré mis hábitos. Empecé entonces a despertarme temprano, aunque aún seguía durmiendo tarde.

Un hábito de muchos años cuesta más reemplazarlo por uno nuevo. Por eso cada tanto, volvía a caer a lo que estaba acostumbrado mi cuerpo y despertar al mediodía.

Fue evidente que no rendía de la misma manera manteniendo mi rutina de esta forma. Por la mañana mi mente estaba más alerta y creativa. Cuando me despertada a las doce no podía pensar con claridad respecto a casi nada. El día se me caía encima. Y cómo amanecía embotada, el resto de la jornada me la pasaba reaccionando a las eventualidades cotidianas sin elegir voluntariamente lo que en verdad quería hacer o ni preguntarme como deseaba emplear mi tiempo.

En un post futuro les hablaré del libro Mañanas Milagrosas, y cómo ya voy por la tercera semana despertando con el sol, sintiéndome más productiva que nunca.

Pero retomemos el tema de los hábitos.

Si no tenemos, por ejemplo el de hacer ejercicios y queremos un cuerpo saludable, la única manera de alcanzar esa meta es reemplazando el hábito del sedentarismo por el deporte. No hay más.

Los hábitos definen los resultados que obtenemos en la vida. He leído en múltiples oportunidades que hasta la situación financiera de una persona se puede determinar por sus costumbres y rutinas.

Ahora bien, vale aclarar que no podemos plantearnos hábitos nuevos si no sabemos lo que queremos, y dónde está nuestro norte.

En fin. Estamos llegando al final del post. Me quedaron muchos más tips en el tintero. La cuestión de la gestión del tiempo y la productividad personal es un tema apasionante... y muy amplio, porque aborda todas las facetas inherentes al ser humano. Si al fin de cuentas se trata de la vida de cada uno.

Para hacer un poco más de hincapié en la cuestión de los hábitos les contaré mi experiencia personal. A veces voluntariamente, y otras empujada por las circunstancias, fui reemplazando unos hábitos por otros. Ahí comprendí con claridad la relación entre éstos y los resultados que obtenía en mi vida.

Por ejemplo, antes tejía esporádicamente y jamás terminaba ningún proyecto. Cuando empecé a tomar encargos de muñecos me vi obligada no sólo a tejer todos los días, sino también a terminar lo que empezaba. No fue voluntario ni pretendía cambiar mis hábitos, pero cuando hacía pausas o no tenía encargos, necesitaba tejer igualmente y acabarlo.

Independientemente de sí vendía o no el proyecto, encontré en el tejido diario y regular una forma de meditar activamente.

Con el transcurso del tiempo y a lo largo de los meses descubrí con sorpresa que me había vuelto una persona mucho más positiva y optimista frente a las circunstancias diarias adversas. Y sobretodo me sentía muy feliz. Experimentaba (y aún experimento) una gratitud constante por poder mover mis manos realizando una actividad de tanto disfrute.

No creo que sea una casualidad. Estoy segura que la felicidad y la gratitud de hoy están estrechamente relacionadas con el hábito de tejer. Ni hablar si tenemos en cuenta que, por ley de atracción, un sentimiento de gratitud es una órden directa a nuestro cerebro para que fije su atención en más situaciones para agradecer. 

Imaginen la relevancia que tiene un nuevo hábito. Si la costumbre de tejer transformó mi configuración mental del mundo, mi percepción acerca de él...

Cómo les comenté, me quedaron cosas en el tintero, pero las seguiremos tratando en la fan page y en el grupo del reto, al cual ¡están super invitados!

Espero de todo corazón que la información vertida aquí sea de mucho provecho. Creo que si toman tan sólo una idea y la implementan, ya podrán darle un giro super positivo a su vida.

Que así sea.







Entradas anteriores:


http://diariodeartesana.blogspot.com/2019/03/como-gestiono-mi-tiempo-parte-i.htmlhttps://diariodeartesana.blogspot.com/2019/01/los-mejores-comentarios-del-mundo.html
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2 comentarios:

  1. Ceci... lo bueno de no leer a tiempo tu post anterior, es leerte dos veces, dos juntos al hilo.
    Buen enfoque y mucha tela para cortar

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    Respuestas
    1. Gracias Sil!! Este segundo costó bastante! Habia mucho para decir y tuve que resumir y omitir cosas, pero bueno. Parece que se deja leer. Lo más importante es que sea útil para alguien más!

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